工程項目流程管理重要性探析
隨著大型項目的出現,現代項目管理已經從傳統的經驗管理演變為科學的現代管理過程。但項目完成后,項目團隊一般立即取消,項目實施過程中積累的經驗教訓不能轉化為技術資源,供其他單位或后續項目參考,導致決策不成熟、計劃隨機調整、早期和實施階段等各種管理不良現象,工作效率低。那么,如何將積累的經驗教訓轉化為技術資源呢?我認為,建立一套適合企業發展的項目過程管理方法,總結積累的經驗教訓尤為重要。
一、工程項目流程管理的主要內容。
項目流程管理是從項目目標出發,滿足業主需求,進行流程規劃建設,建立面向流程的管理部門,明確流程中的管理責任,分析流程現狀,進行監控評價,及時優化改進流程。事實上,我們在生活中有意識或無意識地使用這個過程。許多項目并非沒有過程,而是自發的。
人們自發地按照隱藏的過程工作,沒有記錄這個過程進行研究和分析,沒有比較哪種方法更有效率,更節約成本,以及如何優化它。20世紀90年代末,過程管理理論傳入中國。但直到近年來,這一理論才在國內企業中得到廣泛應用。越來越多的建筑企業認識到,根本建立項目流程管理程序是建立競爭力、保持競爭優勢的唯一途徑。通過分析過程管理理論的一系列方法,項目施工過程管理的過程主要包括參與者關系工作流程、質量控制管理流程、進度控制管理流程、項目成本控制管理流程、檔案管理工作流程、竣工驗收管理流程等。無論什么樣的過程,都是為了解決問題而設定的,這是過程管理的目標。沒有目標的過程是空的和毫無意義的;沒有實現組織目標的過程會使組織內部人員陷入困境,導致溝通障礙、責任不明確、中間環節,最終歸結為最后一個環節。
二、流程管理的重要性。
(1)流程管理有利于提高工作效率。
在生活中,無論我們處理什么樣的業務,我們都有一個特定的業務流程來指導我們完成業務。在項目實施過程中,自然也有一些看不見的、看不見的程序流程。為了滿足業主的滿意度,實現企業的利潤,所有參與者都需要考慮整個施工過程的所有因素,包括質量、成本、進度計劃、客戶滿意度等。如何實現項目管理目標,必須形成各部門并行合作的工作界面,及時暴露和解決項目實施過程中遇到的問題,大大縮短時間,提高項目質量和成本。
在項目管理過程中,缺乏過程管理,使各部門人員的工作職責只停留在項目質量、進度、安全和成本的宏觀管理上,有的甚至認為只做好自己的工作,部門與其他相關部門的聯系和職責不明確,最終影響工作效率。
(2)流程管理有利于項目團隊的溝通。
項目的所有經理都是一個團隊,為項目的共同目標而努力工作。眾所周知,項目團隊的工作是否有效,直接關系到項目的成敗。在項目團隊管理中,最重要的是加強團隊溝通,加強流程管理可以實現良好的團隊溝通。表面上看,項目是由職能部門劃分的,但實際上是一個過程。
沒有單獨的部門活動能創造價值,只有把所有的活動都放在一個整體框架中才能創造價值。這個框架就是這個過程。它是一組相互關聯的工作或活動,為客戶創造價值。作為各部門不同人員活動的組合,該過程在運行中實現了價值增長。沒有流程,項目相關部門無法及時獲取相關信息,即質量、進度和成本。由于各級人員認知不同,缺乏流程圖,部門主管或下屬難以向上級解釋困難,導致溝通障礙和管理障礙。
(3)流程管理有利于促進崗位履行的有效機制。
這個過程決定了性能。目前,項目管理更注重工作職責制度,但在實施過程中發現,僅僅描述工作職責幾乎不可能完全履行這些職責,這需要驅動事件和具體的操作程序。這一過程是促進工作職責履行的有效機制。
例如,對于項目管理組織,在項目進度控制過程中,需要考慮項目進度的各種影響因素,如項目建設相關單位(政府相關部門、業主、設計單位等)、材料供應進度、資金、設計變更、施工條件、各種風險因素、承包商自身管理水平等。如何在施工過程中充分考慮這些因素,需要定義具體的進度管理過程,否則這些專業技術管理人員不能做好自己的工作,因為他們不需要對下一個工作環節承擔任何責任。建立一套流程管理體系,形成各部門之間的橫向聯系,加強項目全面、全過程控制管理。
三是完善項目流程管理。
在過程項目流程管理實踐中,越來越多的企業重視項目流程規劃,忽視項目流程管理。過程管理的內容往往是徒勞的。過程管理與項目的實際運行脫節,過程多樣,這讓大多數項目經理頭疼。隨著過程管理的僵化,沒有過程管理的混亂。然而,毫無疑問,所有注重管理效率的項目都將采用過程管理。但是,只追求形式上的時尚,或者只是僵化的過程管理模式,而不注重過程運行的質量,必然會影響過程的運行效率,甚至適得其反。
因此,在加強項目管理的同時,觀察過程運行狀態,與預定目標進行比較分析,糾正和改進過程管理的不足,是過程管理改進的核心內容。這個過程不是為了改變,而是為了改進。該過程的設置是一系列連續和定期的行動,以實現特定的目標。該過程強調了如何在組織中完成任務,并通過監控和評估過程的運行績效來及時優化過程。
四,結語
項目的特點決定了任何項目經理都不能完全獨立地完成項目。它總是在相互因果關系的前提下,通過研究、協調和談判來完成項目。項目管理組織建立相對完善的管理流程,對加強項目質量、進度和成本控制具有重要意義。