21世紀，信息科技的發(fā)展引發(fā)了企業(yè)管理的變革。工程行業(yè)的擴張，產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷增長，使得工程檔案資料的管理的重要性也凸顯出來。

　　眾所周知，檔案管理工作有著數(shù)據(jù)量大，類型復雜，處理繁瑣的特點。面對越來越多的各類文件、合同等各種類型的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式明顯已不能滿足各大工程企業(yè)需求。因此，通過工程管理系統(tǒng)進行檔案的信息化、電子化已成為必然發(fā)展趨勢。

　　1、工程企業(yè)檔案涵蓋了大量知識信息，包括文字、圖表、圖紙等不同形式的電子檔案資料，它們記錄了企業(yè)施工的真實過程和各類情況的應對方式。這些資料都是工程建設(shè)中商務、施工、經(jīng)營、開銷等活動最真實的反映，能夠系統(tǒng)展現(xiàn)工程的竣工驗收、投產(chǎn)、工程結(jié)算的各個過程……

　　2、檔案管理工作的特性決定了它必是一項繁瑣而復雜的任務。只有具備標準、規(guī)范的工程項目管理系統(tǒng)才能夠起到有效的左右——加快對檔案資料進行分類、查找、瀏覽的速度和正確性，避免人工錯誤的出現(xiàn)。

　　3、隨著工程體制改革，檔案管理系統(tǒng)的信息價值也越來越被人們認識和發(fā)現(xiàn)。一個完善的檔案管理機制是避免各級單位之間的信息孤立的有力工具，并且是企業(yè)信息資源的交換、互訪和共享的先決條件，更是提升企業(yè)管理水平的基礎(chǔ)。

　　我國企業(yè)檔案管理的研究起步比較晚，可以用下述階段進行劃分：

　　一、傳統(tǒng)的手工操作階段:

　　在此階段，企業(yè)會安排檔案員負責檔案管理，對檔案的管理工作僅依靠和憑借檔案管理人員的經(jīng)驗。案卷裝訂，案卷目錄抄寫等工作，都是由人工操作來完成，編撰完成后，存放于檔案柜中，需要調(diào)用時，按名錄進行查找這種管理不僅不規(guī)范，且查找極為不方便，效率低，且文件容易丟失。

　　二、半自動化階段:在計算機上編纂execl表格立卷，實現(xiàn)了單機目錄檢索，較傳統(tǒng)方式效率有了明顯的提高。

　　三、自動化階段:文件、檔案統(tǒng)一化管理，在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)可以實現(xiàn)檔案的存儲與全文檢索。

　　四、信息化階段:不僅實現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)可訪問，通過賬號密碼登陸管理工程管理系統(tǒng)的后臺后，只要連接上互聯(lián)網(wǎng)，任意地點都可訪問，且可以通過對檔案數(shù)據(jù)進行分析，進行決策。

　　目前，我國企業(yè)的在檔案管理方面大多數(shù)仍處于第二、四階段，也有些通過取巧的方式實現(xiàn)了部分第四階段——比如將企業(yè)資料上傳至云盤，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。但實際上，并沒有真正實現(xiàn)檔案管理的信息化，資源也沒有得到真正的共享，如無法對各級人員進行閱覽權(quán)限分級，也無法在線發(fā)起借閱等申請，相關(guān)的檔案管理人員在工作過程中，也只是機械地將檔案內(nèi)容進行整理和系統(tǒng)輸入。相對信息化高度發(fā)展的今天，這一方式效果并不顯著，整體的管理水平也不高。

　　在原有的工程系統(tǒng)工程檔案管理中，一方面，檔案管理人員在專業(yè)知識上水平參差不齊;另一方面，信息交互受空間時間的影響較大。

　　這些情況，既不利于檔案管理，也不利于生產(chǎn)活動中利用檔案提高效率。而對工程企業(yè)而言，工程項目檔案占檔案總量的90%以上，所以對于工程行業(yè)而言，做好工程項目檔案的管理工作，對提高整個企業(yè)的檔案管理水平非常重要。